Aplikace MyDentLab

Mějte přehled a zlepšete komunikaci

Navrhli jsme si aplikaci pro efektivní řízení naší laboratoře. V lednu 2017 jsme ji začali používat a ihned nám usnadnila práci.

Od té doby jí neustále vylepšujeme.  Nyní  už usnadňuje správu zakázek a komunikaci v desítkách laboratoří na celém světě.

Jak vznikala aplikace MyDentLab

Automatická fakturace

V aplikaci nastavíte den odeslání faktur a dál se o nic nestaráte. Pokud je to nutné, automaticky odejde i upomínka.

Nemusíte ani kontrolovat příchozí platby, aplikace to ve spolupráci s I-dokladem a vaší bankou udělá za vás. Budete překvapeni jak se zlepší platební morálka vašich zubních lékařů.

Mnoho dalších funkcí

Přístup odkudkoli, komunikace s lékaři, mzdy, vytíženost, fréza, diskuse, komentáře, úkony, kalkulačka, zpětná vazba a mnoho dalších vychytávek.

Ve 3 tisíciletí už je přímá, jednoduchá a evidovaná komunikace lékaře a technika nezbytná.

Rozvíjejte i vy vaši zubní laboratoř.

Automatické propisování materiálů a šarží do zakázek 🐝

Nové nařízení (EU) 2017/745 neboli MDR (Medical Devices Regulation) je evropské nařízení o zdravotnických prostředcích, které definuje předpisy a závazné dohody, jež musí všichni výrobci a distributoři dodržovat, aby mohli uvést zdravotnický prostředek (ZP) na evropský trh.

Co MDR znamená pro zubní laboratoře?

Zubní technici musejí po dokončení každé jednotlivé korunky sepsat názvy všech cca 15 - 25 materiálů použitých k výrobě, jejich výrobce a šarže.

MDR bylo pro nás impulsem k vytvoření skladu, který nám výrazně zjednodušil práci s evidencí a objednáváním materiálů. Následně jsme propojili sklad s ceníkem a tuto povinnost jsme zcela zautomatizovali ✅

Nastavení zabere určitý čas,⏳ výsledkem je však plná automatizace a ušetření času při objednávání materiálu. Zde je stručný návod:

1. Sklad 🧰

• Vytvořte dodavatele - na zadaný email budou chodit objednávky.
• Vytvořte kategorie - například fixní, snímatelné, pomocné...apod. Podle kategorií můžete vyhledávat položky.
• Vytvořte skladové karty. Když klesne stav skladu pod nastavené minimální množství, skladová karta se obarví do růžova.

2. Práce se skladem 👏

• Vytvořte příjemky včetně šarží.
• Technici si sami vytváří požadavky na materiál kliknutím na košík v seznamu skladových karet.
• V části "Požadavky" klikněte na "Začít vychystávat".  Na řádku jsou všechny informace o počtu položek ve skladu. Pokud by po vyřízení požadavku klesnul stav pod minimální množství, nebo pokud chcete tento produkt doobjednat, musíte napřed kliknout na tlačítko "Doobjednat". Kliknutím na toto tlačítko se vytvoří požadavek na tento materiál v části "Objednávky", /ale ještě se neobjedná/. Napište do políčka nachystaný počet a klikněte na "Nachystat". Po nachystání všech položek klikněte na tlačítko "Dokončit". V tomto okamžiku se přepočítá stav skladu.  Následně se do všech nově vytvořených zakázek, u všech propojených položek v ceníku, budou automaticky propisovat všechny propojené materiály včetně šarží. 

3. Propojení skladu a položek v ceníku 💻

• V ceníku v detailu položky v části "Propojení se skladem",  propojte všechny materiály, ze kterých je zubní náhrada vyrobena. 
• Použijte ctrl+c a ctrl+v pro snadnější vyhledávání ve skladu.
• Varianty = barvy. Nabídku variant si tedy aplikace bere z vašeho nastavení barev v hlavnm nastavení aplikace. 
• Nastavení jedné položky se 16 až 32 variantami zabere klidně i 20 - 40 minut, podle toho jaké barvy používáte a máte nastavené. U dalších položek v ceníku použijte funkci "Kopírovat propojení z jiné položky".
• Pokud máte více ceníků, doporučuji dokonale nastavit jeden ceník, a ten kopírovat celý a znovu jednodušeji doupravit menší rozdíly mezi ceníky. 

4. Objednávání materiálu u dodavatelů

• Vždy když kliknete v požadavcích na tlačítko "Doobjednat", předpřipraví se objednávka v části "Objednávky produktů". Všechny objednávky se zde člení podle dodavatele.
• Jakmile kliknete v detailu objednávky na tlačítko "Odeslat objednávku", tak na nastavený e-mail dodavatele odejde e-mailová objednávka s přednastaveným textem a seznamem objednávaných produktů.
• V seznamu bude uveden název materiálu, evidenční číslo dodavatele, výrobce a objednaný počet.
• Identifikaci objednavatele /podpis/ v e-mailu si aplikace vezme z hlavního nastavení vašeho účtu v aplikaci MyDentLab, které najdete pod vaším jménem vpravo nahoře. Zkontrolujte jestli máte správně vyplněnou firmu v políčku "Název laboratoře" a email v políčku "E-mail laboratoře".

Tipy: ☝🏼

• Některé produkty, například garnitury zubů a abutmenty mají vždy jinou šarží. U těchto typů materiálů nemá smysl evidovat ve skladu každou jednotlivou variantu. Bylo by to neefektivní. Vytvořte jenom jednu skladovou kartu a místo šarže /která je povinná/ vložte například číslo 1. V detailu zakázky technici poté vždy přepíší číslo 1 tou správnou šarží. 
• Stejný problém je s výškou disků u zirkonu, pmma nebo kovů. Kdybysme měli kromě barvev kombinovat ještě i výšju disk, bylo by to neefektivní na nastavování a práci se zadáváním tolika variant. Jedno řešení je evidovat pouze najčastější výšku disků, například 16mm, anebo použít stejné řešení jako u zubů a abutmentů. 
• Šarži můžete evidovat pouze u materiálů, ze kterých je vyrobena zubní náhrada. Pomocné materiály se evidovat nemusí. Protože je políčko šarže povinné pole, vkládejte tam číslo, písmeno nebo nějaký znak podle vašeho uvážení.
• Ušetřete za materiál. Stáhněte si ze skladu seznam vašich produktů od konkrétního dodavatele a pošlete ho k vypracování cenové nabídky jinému dodavateli. Možná budete překvapeni kolik můžete ušetřit na materiálu.

Pokud si nebudete vědět rady, nebo potřebujete něco doplnit volejte podporu 777 553 226

Cena pronájmu aplikace

Máme 6 cenových plánů podle počtu uživatelů v zubní laboratoři.
Zubní lékaři mají přístup zdarma, jejich počet je neomezen a nastavuje jim přístup jejich laboratoř.

Cenové plány:

Automatické přidělování zakázek 🧩

💻 Automatizace přidělování zakázek technikům je jedna z nejsložitějších a zároveň nejužitečnějších funkcí v aplikaci. Pokud jí správně nastavíte, tak funguje spolehlivě a šetří čas vedoucího zubní laboratoře. U větších laboratoří tato funkce nahrazuje jednoho až dva zaměstnance, kteří by jinak museli koordinovat přidělování desítek až stovek zakázek denně. Její funkce jsou však užitečné i pro  laboratoře s jedním technikem. Pokud u zakázek není přidělen technik, lékař nemá možnost kontrolovat jestli si technik přečetl jeho komentáře. A technik nedostává notifikace o vložených komentářích nebo fotografiích v zakázce. Může tak snadno přehlédnout něco důležitého. Pokud samostatný technik sám sebe přiřazuje k zakázkám, tak i když se to zdá jako jednoduchý úkon, zaberete čas a zdržuje od práce.

Tato automatizace je velmi užitečná i pro zubní lékaře. Lékaři ihned po zadání zakázky vidí v detailu zakázky konkrétního technika i CAD technika a můžou s ním zakázku ihned konzultovat.  Pokud při zadání zakázky lékař vloží komentář, fotografii nebo soubor, konkrétní technici okamžitě dostávají notifikaci.

Tato funkce má obrovský vliv na rychlost komunikace lékaře a technika a tím zvyšuje kvalitu zubních náhrad a zároveň šetří čas a tím i peníze ✅

Nastavení funkce Automatické přidělování zakázek:

1. Technici - Detail technika - Editovat technika - Chci doplnit rychlost

• Políčko "Měsíční úvazek" musí být vyplněno. Sem se píše měsíční počet hodin, tedy plný úvazek = 160.
• V políčku  "Přidej kód položky" vyberte položky které konkrétní technik zhotovuje.
• U každé položky zatrhněte co vše technik umí zhotovit, jaké jsou jeho dovednosti a specializace.

2. Lékaři - Ceníky - Detail položky 💰

• V části 4 "Vytíženost" nastavte u každé položky její časovou náročnost.
• V části 3 zaškrtněte políčko "Vyžaduje CAD technika" pokud tento produkt zhotovuje i CAD technik a vy chcete mít u každé položky CAD technika přiděleného. Pokud nechcete CAD techniky přidělovat, toto zaškrtávátko ignorujte a i v detailu technika nevyplňujte sloupce, které se týkají CAD techniků.

3. Vytíženost 💹

• Zaškrtněte políčko "Automatické přiřazování"

V detailu zakázky, na jejím konci, v části "Pro techniky" a "Pro CAD techniky"  můžete kontrolovat postup a logiku přiděování zakázky. Aplikace postupně v 11 krocích vylučuje techniky. V posledním kroku, pokud ve výběru zůstalo více techniků, tak vybere technika s nejnižší aktuální vytížeností. Pokud nějaká zakázka není přidělena, zde najdete příčinu nepřiřazení zakázky a můžete nastavení upravit. Důvodem nepřidělení techniků je téměř vždy chybějícím anebo chybné nastavení konkrétní položky u technika. Pokud má zakázka více položek a jedna z nich není nastavena, aplikace techniky nepřidělí.

Tipy: ☝🏼 Nastavte prvnímu technikovi všechny položky v ceníku a zaškrtněte jeho specializace.  Všem dalším technikům zkopírujte pomocí políčka  "Zkopírovat od technika" toto nastavení, které poté editujte. Nebo vytvořte více základních techniků, například fixaře, snímačkáře a CAD technika a tyto následně kopírujte. U každého technika můžete nastavovat preferované nebo naopak vyloučené lékaře. Když v řádku položky zaškrtnete poslední políčko "Pouze pro preferované" tak aplikace tento produkt technikovi přidělí pouze pokud zakázku zadal jeho preferovaný lékař. Políčko "Technik a CAD technik" znamená, že pokud aplikace vybere u zakázky tohoto technika, musí tento technik být přidělen i jako CAD technik. Systém vždy napřed přiřazuje technika a následně k němu přiřazuje CAD technika.

Pokud si nebudete vědět rady, nebo potřebujete něco doplnit volejte podporu 777 553 226

Nejdůležitější funkce aplikace MyDentLab

• Automatické vkládání použitých materiálů včetně aktuálních šarží do zakázek.
• Sklad materiálů.
• Prohlášení o zdravotnickém prostředku na zakázku.
• Spedice - objednání kurýra GLS nebo DPD pouhým zadáním zakázky do aplikace. Propojení s aplikací Zaslat.cz. Včetně nastavení ceny poštovného.
• Spedice - nastavení Zásilkovny. Včetně nastavení ceny poštovného.
• Nastavení různých možností dopravy individuálně u každého lékaře.
• Nastavení individuálních ceníků u každého lékaře.
• Plně automatická fakturace. Propojení s aplikací i-doklad.
• Výkaz práce technika včetně evidence pracovní doby a datech a typech nepřítomností.
• Automatická fakturace externích techniků.
• Nastavení obchodníků, jejich provizí a automatické fakturace.
• Plně automatické přidělování zakázek technikům - detailní nastavení dovedností každého technika, jejich specializace, rychlost, nastavení absencí, preferencí lékařů atd.
• Nastavení různých termínů včetně rychlostních příplatků. Jednoduché prodloužení nebo zkrácení termínů na jednom místě.
• Nastavení různých termínů zhotovení individuálně u každého produktu.
• Nastavení různých termínů zhotovení individuálně u každého lékaře.
• Nastavení různých termínů zhotovení u fyzických a digitálních zakázek.
• Nastavení různých variant odměnování zubních techniků. Plně automatická mzda v každém produktu
• Nastavení odměňování zubních techniků pomoci úkonů.
• Evidence mezd a přehledný export mezd.
• Ekonomická kalkulačka. Výpočet ziskovosti každého produktu. 
• Aktivita - přesné informace kdo, co a kdy se zakázkou dělal.
• Automatický výpočet hodinové mzdy. Přesné měření efektivity každého technika.
• Fréza - zjednodušené zadávání STL souborů na frézu ze zubních laboratoří.
• Aktuální online přehled hodnoty rozpracovaných a dokončených zakázek.
• Jednoduchá komunikace se zubními lékaři pomocí komentářů, fotografií, dotazníků a hromadných sdělení.
• Zadávání zakázek do aplikace přímo v ordinaci.
• Okamžitý přehled o všech zakázkách pomocí 9 stavů.
• Hodnocení. Přehled o hodnocení kvality práce všech techniků, jednotlivých lékařů ale i celé laboratoře.
• Možnost nastavení individuálních požadavků jednotlivých lékařů a jejich viditelnost u každé zakázky.
• Přístup odkudkoli ze všech zařízení.
• Interní diskuse.
• Skrytí pravých jmen techniků pro lékaře.
• Statistika položek.
• a desítky dalších drobných, ale užitečných funkcí, které zjednodušují každodenní chod zubní laboratoře.