Komunikace, informace, přehlednost
Aplikace MyDentLab informuje o zakázkách, eviduje odměnu a pomáhá komunikovat se zubními lékaři
Aplikace MyDentLab je náš základní pracovní nástroj
Termín zakázky je den, kdy nejpozději musíme odeslat zakázku do ordinace. Není to den objednání pacienta.
Toto všem našim lékařům na začátku spolupráce zdůrazňujeme a vysvětlujeme. Každá ordinace má totiž jiný typ spedice. Do některých vozíme práci ihned ráno, někam až odpoledne. Mimorněnským lékařům v ČR vozí zakázky firma Transmed, na Slovensko jiná firma. Většina mimobrněnských ordinací v ČR i na Slovensku dostává balíčky ihned další den ráno, některé až v poledne. Do některých odlehlejších míst však doprava může trvat dva dny. To vše si musí ordinace vyzkoušet a podle toho zadávat termín.
Nebylo by v našich silách uhlídat termíny, pokud by políčko termín znamenalo den, kdy je na křesle pacient. Proto políčko termín při zadávání zakázky do aplikace znamená den odeslání z JS Lab.
Tento systém nám funguje velmi dobře a lékaři se tak můžou na zadaný termín spolehnout.
|
Pokud je součet všech tří políček 1, aplikace umožní zadat termín na zítra. Pokud je součet 2 - na pozítří, atd. |
|||||
Co nastavujeme: |
Položky | Spedice - digitální | Spedice - fyzická | Individuální nastavení lékaře | Celkem |
| 1 - 10 dnů | 1 den |
Brno - 2 |
Brněnští - 1 den, Mimobrněnští - 0 dnů |
2 - 16 dnů | |
| Příklad 1: | |||||
| Anatomický zirkon - digitální otisk | 1 den | 1 den | 0 - Mimobrněnský doktor | 2 dny | |
| MUDr.Beisl - Olomouc - zadá digitální zakázku - anatomickou práci do 3 členů v pondělí - nejrychlejší možný termín mu aplikace dovolí na středu s expresním příplatkem. V pondělí nebo úterý uděláme CAD modelaci, ve středu glasura a připravíme na vyzvednutí Transmedem. Čtvrtek ráno je práce v ordinaci. | |||||
| Příklad 2: | |||||
| Anatomický zirkon - fyzický otisk | 1 den | Kurýr Pavel - 2 dny | Brněnský lékař - 1 den | 4 dny | |
| MUDr.Stejskalová - Brno, zadá fyzickou zakázku - anatomickou práci do 3 členů v pondělí - termín jí pustí na pátek s expresním příplatkem. Pavel zakázku vyzvedne v úterý, to uděláme modely a sken, CAD modelace proběhne ve středu, ve čtvrtek glasura a dokončení a pátek ráno odvoz do ordinace s příplatkem. | |||||
| Příklad 3: | |||||
| Metalokeramika - fyzický otisk | 7 dnů | GLS - 3 dny | 0 dnů | 10 dnů | |
| MUDr.Pražan - Pardubice, zadá fyzickou zakázku - MK do 3 členů v pondělí - termín ho tedy pustí na pondělí za dva týdny. | |||||
Aplikace nově umí i nastavit různé termíny podle počtu členů v zakázce.
Aktuálně máme u anatomického zirkonu nastaveny výše uvedené termíny u prací do 3 členů. Jakmile má zakázka 4 členy a více, tak je termín o jeden den delší. Pokud se nestane nic mimořádného, tak tyto termíny zachováme celý letošní rok.
Pokud lékař bude chtít rychlejší termín, má možnost se s vámi individuálně domluvit. Pokud to bude možné, tak mu vyhovíme.
Účelem notifikací je ihned mít informace o vložených komentářích, fotografiích a expresních zakázkách a nic tak neopomenout. Aplikaci a zvoneček kontrolujte několikrát denně a vždy reagujte na zprávy lékařů neodkladně, tedy ihned.
Zde je popis 👇 jak má správně fungovat notifikace. Pokud takto nefunguje, neprodleně mě informujte.
Jiří Sedláček
8.12.2022
🕹
Týká se pouze mimobrněnských lékařů. 📦 Ti mají ve svém nastavení vyplněné políčko "Číslo lékaře v expedici"
U zakázek těchto lékařů se při přesouvání do stavu "Zkouška v ordinaci" nebo do stavu "Expedice" otevře okno s dotazem "Poslat Transmedem?"
Pokud opravdu chcete zakázku poslat Transmedem, vždy klikněte na "ANO"
Pokud si zakázku vyzvedává někdo osobně, nebo jí vezete do ordinace osobně, nebo jí posíláte jinou poštou než Transmedem, vyberte NE. Pokud jste si zakázku přesunuli zpět ze stavu "Dokončeno" abyste si přidali zapomenutý úkon, také poté vyberte NE. Tím rovnou zakázku přesunete do stavu "Dokončeno".
Důležité: Takto přesunujte pouze zakázky, které chcete ještě dnes odeslat, a udělejte to nejpozději do 14.00.
Pokud je dnes nechcete odesílat, přesuňte je do uvedených stavů další den.
Do stavu "Expedice" je možné přesunout jen zakázky, které posíláme Transmedem. Nejde je přesunout do stavu "Dokončeno". Ty které jdou přesunout do stavu "Dokončeno", není možné přesunout do stavu "Expedice". Nemůžete tedy udělat chybu.✅
Recepce si hromadně vygeneruje čísla do Transmedu od všech lékařů, jejichž zakázky které jsou aktuálně ve stavu "Expedice". Tyto kódy překopíruje do aplikace Transmedu a vytiskne hromadně adresní štítky. Následně jedním tlačítkem všechny tyto zakázky hromadně přesune do stavu "Dokončeno"
Přesný čas a datum, kdy jste přesunuli zakázku do stavu "Expedice" bude nevratně označeno v detailu zakázky jako "Datum dokončení"
Do týdne ještě přibude tato informace: /Nyní se tyto dva časy nelogicky shodují/
Jakmile recepce přesune hromadně tyto zakázky do stavu "Dokončeno", tak v detailu zakázky bude nevratně označen přesný čas a datum s popisem "Odesláno kurýrem" Čas dokončení zakázky a čas expedice tedy budou rozdílné a bude je vidět i zubní lékař. Bude mít tedy další přesnou informaci co a kdy se se zakázkou děje.
Lékař už nyní v "Aktivitě" vidí to stejné co vy.
Automatické přidělování zakázek je nejsložitější funkce naší aplikace a řídí se kombinací mnoha pravidel a jejich nastavení. Znovu jsme díky této funkci o něco rychlejší a efektivnější.
Zubní lékaři ihned po zadání zakázky vidí v detailu zakázky jméno technika i CAD technika.
Aby tato funkce správně pracovala, je nutné mít správně nastavené: 👇
1. Vytíženost - zaškrtnuté automatické přiřazování.
2. Ceník - u každého produktu správně zadané políčko "Vyžaduje CAD technika" a vyplněnou "Vytíženost".
3. Technik - Ve vytíženosti vyplněný "Měsíční úvazek", správně zadané "Vyloučené a Preferované lékaře" a především správně nastavené všechny produkty, které technik může zhotovovat. U každého produktu se nastavuje co přesně u produktu dělá, kolik položek může zhotovat, jestli umí frontální zuby, jestli na zakázce pracuje jako technik nebo CAD technik, případně obojí, a také jestli pracuje na digitální nebo fyzické zakázce a jak přesně.
Toto vše může nastavovat jenom Míša, Adéla a já. Technici ani ostatní admini toto nastavení ve svém účtu nevidí. Nastavení je totiž poměrně složité a pro správné nastavení funkce je důležité aby minimální počet lidí mohl nastavení měnit a tím zkazit a komplikovat tak správné fungování této složité funkce.
Každý zubní technik musí mít správně zadané pouze 2 věci:
4. - Nepřítomnosti.
5. - Příchody a odchody.
Nastavení technika: 👇
Správnost nastavení systému automatického přidělování zakázek si můžete sami kontrolovat v každé zakázce:
V Aktivitě - pokud techniky přidělila aplikace, tak je zde napsáno "MyDentLab přiřadil technika/y"
Vpravo dole - u každé zakázky je přesně popsané jak aplikace zakázku přidělila. Ve sloupci "Vyřazení" jsou technici, které systém vyřadil. Důvod vyřazení ja napsaný na každém řádku. V pravém sloupci jsou technici, kteří postupují do dalšího kola vyřazování. 😄
Takto systém postupuje až k řádku "Pouze preferovaní" Pokud má lékař zadaného konkrétního technika, se kterým chce pracovat/nebo více techniků/ zůstane v pravém sloupci pouze tento preferovaný technik nebo technici. Pokud lékař nemá žádného zadaného preferovaného technika, tak všichni technici, kteří prošli sítem až sem, jsou preferovaní. Z těchto techniků systém přidělí zakázku technikovi s nejnižší aktuální vytížeností.
Lékař tento log a tím ani princip fungování nevidí.
Logika fungování automatického přidělování práce:
Každý technik si takto může kontrolovat správnost nastavení a upozornit na možné chyby.
Každá zakázka MUSÍ být vždy a v každém okamžiku ve správném stavu. Zde jsou pravidla jak na to:
Fyzické zakázky - fixní náhrady:
Digitální zakázky:
Fyzické zakázky - snímatelné zakázky:
Políčko termín znamená datum, kdy nejpozději musíme zakázku odeslat. Za aktuálnost políčka termín odpovídá hlavní technik zakázky.
V seznamu zakázek ve stavu "Probíhající" NESMÍ být poslední den v měsíci u žádné zakázky prošlý termín.
Pokud zakázku nelze v termínu odeslat, hlavní technik zakázky musí informovat ordinaci, domluvit se na novém termínu a políčko termín upravit. Do komentáře musí napsat informaci jak k domluvě došlo. Příklad: Po telefonické domluvě se sestřičkou termín upraven na ........
Pokud vyžadujeme po ordinaci informaci, nový otisk, nebo cokoli jiného, musíme to napsat do komentáře. Pokud původní termín není možné stihnout a nový ještě neznáme, musíme napsat do komentáře s kým to je domluvené a zakázku přesunout do stavu "Zkouška v ordinaci"
Pokud na cokoli čekáme z ordinace, musíme to napsat do komentáře a zakázku přesunout do stavu "Zkouška v ordinaci"
Pokud ordinace nekomunikuje v aplikaci, musíme jim telefonovat nebo poslat sms a vše napsat do aplikace.
Proč je to důležité
Když doktor volá mě, Míše, recepci nebo někomu z nás a kvůli něčemu se rozčilije, vždy jako první se podívám do karty pacienta. Pokud tam je vše popsané, ihned mu to řeknu, vysvětlím a situace je často ihned vyřešena. Pokud v zakázce není nic, tak rozčilení lékaře je často oprávněné.
Jediný stav, který může ordinace měnit a může přesunout do stavu "Vyzvednutí v ordinaci"
Mimobrněnští lékaři při přesunu do tohoto stavu mají možnost si rovnou objednat vyzvednutí pomocí GLS.
U každé zakázky je od začátku evidováno co přesně se s ní děje. Nově si nyní tyto informace budeme moci u každé zakázky prohlížet a kontrolovat.
Přímo v zakázce například zjistíme:
Pokud tedy bude kdokoli dělat opakovaně chyby nebo zapomínat svoje povinnosti, bude jednoduše a rychle odhalen...
V nejbližší době budou v tomto stavu všechny nedokončené zakázky kromě stavu "Zkouška v ordinaci"
Tento stav tedy bude shodný s minulým stavem "Vyřizuje se"
Zakázky už nebudeme mazat ale budeme je přesouvat do stavu "Storno". Platí tedy zákaz mazání zakázek, přesouvejte je do stavu Storno.
Co znamená tento stav:
Editace Požadavků lékaře - každý technik může nově editovat políčko "Požadavky lékaře", které je viditelné u všech zakázek lékaře. Sem tedy zapisujte důležité požadavky lékaře, které se opakují a platí pro všechny zakázky, nebo odstraňujte neaktuální informace.
Objednání kurýra GLS - lékař, který používá na dopravu GLS /všichni mimobrněnští/, si nově může při přesunu ze stavu "Zkouška v ordinaci" do stavu "K vyzvednutí" objednat kurýra GLS. Dosud musel volat Lence na recepci aby mu svoz objednala.
Hodnocení - v seznamu zakázek - na konci řádku - přibyla ikonka zubu.
Nahrazení technika u zakázky - nově není možné, aby se technik odstranil ze zakázky a zakázka zůstala bez techniků. Nemůže se tedy už stát, aby jednou přidělená zakázka neměla technika. a zakázka tak nebyla dokončena. Pokud vám aplikace přidělila zakázku, která vám nepatří, nebo jí nemůžete zhotovit, domluvte se s jiným technikem který si jí ze svého účtu může převzít, nebo s vaším úsekovým technikem, případně s jakýmkoli adminem, který jí přidělí někomu jinému.